BIP Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie - bip.pcpr-olawa.pl

Oława, dnia 09.12.2025 r.

KF.261.95.2025.PRK 

ZAPYTANIE OFERTOWE

ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA POTRZEBY POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W OŁAWIE W ROKU 2026

 I. Nazwa i adres zamawiającego:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie

55-200 Oława, ul. Kutrowskiego 31A

 II. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie w zakresie:

a)       przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych (listy zwykłe, listy zwykłe priorytet, listy polecone, listy polecone priorytet, listy polecone ZPO, listy polecone ZPO priorytet),

b)      zwrot przesyłek niedoręczonych, 

c)       doręczenie niezwłocznie do Zamawiającego zwrotnych potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu,

1. Usługi realizowane będą od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2026 r.
2. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z Prawem pocztowym i aktami wydanymi na jego podstawie.
3. Usługą objęte są wszelkie rodzaje przesyłek określonych w Prawie pocztowym.
4. Usługi pocztowe powszechne świadczone przez Wykonawcę, a nieobjęte przedmiotem zamówienia lub objęte przedmiotem zamówienia, a nie wycenione w formularzu cenowym w ofercie Wykonawcy ‐ będą świadczone w oparciu o obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy oraz jego aktualny cennik.
5. Zamawiający informuje, iż nie obowiązują go strefy poza obszarem Europy.
6. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego pod warunkiem spełnienia warunków formalnych.
7. Usługi pocztowe opłacane będą za pomocą opłaty z dołu.
8. W ramach określenia skali wielkości przedmiotu zamówienia, Zamawiający podaje szacunkowe ilości przesyłek, z podziałem na ich rodzaje, które będą nadawane w okresie obowiązywania umowy. Podane w załączniku nr 1 ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu umowy i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy.
9. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64110000-0 usługi pocztowe
10. Zamawiający dokona zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:

- zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.

 III. Warunki płatności:

Płatności za świadczone usługi zostaną dokonane na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu okresu rozliczeniowego odpowiadającemu miesiącom kalendarzowym. Płatność nastąpi przelewem na konto wykonawcy w terminie do 14 dni od daty wystawienia faktury VAT.

Zamawiający wyłącza możliwość stosowania rozliczeń za pomocą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów ustrukturyzowanych niż faktura.

 IV. Procedura sporządzenia i złożenia oferty oraz oceny ofert:

1. Ofertę cenową należy złożyć na przygotowanym formularzu oferty  – Załącznik nr 2.
2. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych.
4. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie zamawiającego (w godz. od 7.30 do 15.30), przesłać pocztą tradycyjną na jego adres lub pocztą elektroniczną na adres  e-mail: sekretariat@pcpr-olawa.pl w terminie do końca dnia 16.12.2025 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5. Formularz oferty cenowej musi być podpisany przez osobę upoważnioną
6. W przypadku ofert składanych drogą elektroniczną, oferta (skan) powinna zawierać czytelny podpis i pieczęć oferenta lub pełnomocnika. 
7. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
8. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena 100%.
9. O wynikach wyboru Zamawiający zawiadomi pocztą elektroniczną.

 V. Informacje dodatkowe:

1. Oferentom nie przysługuje prawo do składania protestów i odwołań.
2. Dodatkowych informacji udziela:
   1. Dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia - Paulina Rzatkowska- Kilnar, e-mail: paulina.rzatkowska@pcpr-olawa.pl tel. 71 303 62 95.
   2. Dotyczących przedmiotu zamówienia - Agata Woźniak, e-mail: sekretariat@pcpr-olawa.pl, Tel. 71 303 62 95.

1. Zamawiający może w każdej chwili bez podania przyczyny anulować postępowanie

---

15.12.2025 r. Oława

1. Zamawiający wyraża zgodę na stosowanie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
2. Przyjęty termin rozpoczęcia stosowania faktur ustrukturyzowanych zostaje uzależniony od wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF przez Zamawiającego.Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ustawowy obowiązek dla większości podmiotów, w tym Zamawiającego (jednostki sektora finansów publicznych), wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r.
3. Do dnia 31 marca 2026 r. fakturowanie będzie realizowane w dotychczasowych formach (papierowej lub elektronicznej), chyba że Strony zgodnie postanowią o wcześniejszym dobrowolnym stosowaniu KSeF.
4. Akceptuje się pozostałe postanowienia Wykonawcy (pkt 4-8) dotyczące współdziałania, aktualizacji danych, trybu awaryjnego i dostosowania do zmian przepisów.

Informację zamieszcza się celem zapewnienia pełnej transparentności postępowania.

---

ZAWIADOMIENIE O WYBORZE OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ

ZAPYTANIE OFERTOWE - świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie w roku 2026

 Numer postępowania: KF.261.95.2025.PRK

Zamawiający, Jednostka  organizacyjna Powiatu Oławskiego - Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie zawiadamia, że w przedmiotowym postępowaniu jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez:

Poczta Polska spółka akcyjna

Uzasadnienie wyboru:

W dniu 9 grudnia 2025 roku wszczęto postępowanie o udzielenie zamówienia poprzez skierowanie zaproszeń do jednego wykonawcy oraz równoległe zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej PCPR w Oławie. W odpowiedzi na ogłoszenie, do upływu terminu wyznaczonego na dzień 16 grudnia 2025 roku, do urzędu wpłynęły dwie oferty. Po dokonaniu szczegółowej analizy złożonych dokumentów ustalono, że oferta Poczty Polskie SA została zdublowana. W rozmowie telefonicznej z przedstawicielem Poczty Polskiej z dnia 17.12.2025 r. ustalono, że oferty omyłkowo zostały zdublowane oraz w wiadomości e-mail  z dnia 17.12.2025 r. zawnioskowano o wycofanie jednej z ofert, złożonej w dniu 11.12.2025 r.  Po ponownej analizie najkorzystniejszą a zarazem jedyną propozycję przedstawiła Poczta Polska SA. Wykonawca ten zaoferował wykonanie pełnego przedmiotu zamówienia, określonego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, za kwotę 80 902,70 zł brutto. Oferta ta spełniła wszystkie wymogi formalne oraz merytoryczne stawiane przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu. Ponadto wskazana cena mieści się w budżecie zarezerwowanym na ten cel przez jednostkę. Z uwagi na ten fakt oraz w związku ze złożeniem jednej oferty, podjęto decyzję o udzieleniu zamówienia Poczcie Polskiej SA.

Zestawienie ofert podlegających ocenie:

Nr oferty	Nazwa i adres wykonawcy	Cena netto	Cena brutto
1	Poczta Polska spółka akcyjna, Ul. Rodzin Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa	80 902,70	80 902,70

 Oława, 30.12.2025 r.