Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie ogłasza nabór na stanowisko urzędnicze referenta ds. administracyjnych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie ul. Kutrowskiego 31A, 55-200 Oława
I Kandydat musi spełniać następujące wymagania (niezbędne):
- Obywatelstwo polskie.
- Pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.
- Brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
- Brak figurowanie w Rejestrze Przestępstw na Tle Seksualnym.
- Wykształcenie min. średnie.
- Nieposzlakowana opinia.
- Znajomość przepisów prawnych z zakresu funkcjonowania samorządu terytorialnego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy
o pomocy społecznej oraz wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych. - Umiejętność obsługi komputera w stopniu dobrym, znajomość programów: pakietu Open Office, Microsoft Office.
II Wymagania dodatkowe:
- Wykszałcenie wyższe w zakresie kierunku administracyjnego.
- Staż pracy min. 1 rok.
- Doświadczenie w pracy o podobnym charakterze.
- Samodzielność, zaangażowanie, wysoki poziom kultury osobistej.
- Umiejętność redagowania pism.
- Chęć podejmowania nowych wyzwań.
- Dokładność i terminowość w wykonywaniu zadań.
- Umiejętność pracy indywidualnej i w zespole.
- Umiejętność dobrej komunikacji.
III Wskazanie zakresu zadań na stanowisku urzędniczym referenta ds. księgowych:
Do zadań starszego referenta ds. administracyjnych należeć będzie realizacja: przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawy o doręczeniach elektronicznych, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o pomocy społecznej, ustawy o finansach publicznych
w zakresie realizowanych zadań oraz wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych, w szczególności:
1) Prowadzenie i organizacja sekretariatu .
2) Obsługa kancelaryjna PCPR, w tym m.in.:
- rejestracja w dzienniku korespondencji pism przychodzących,
- rejestracja w dzienniku korespondencji pism wychodzących,
- nadzór nad obiegiem korespondencji w jednostce, przekazywanie pism pracownikom za pokwitowaniem zgodnie z dekretacją przełożonego,
- przekazywanie korespondencji nadawczej PCPR do urzędu pocztowego zgodnie z umową z operatorem pocztowym,
- monitoring prawidłowości nadanej i zwróconej korespondencji PCPR,
- rozliczanie faktur za usługi pocztowe,
- sprawowanie nadzoru nad zawartą umową z operatorem pocztowym.
3) Kompleksowe realizowanie przepisów archiwalnych obowiązujących w jednostce, prowadzenie spraw dotyczących składnicy akt.
4) Obsługa elektronicznej książki podawczej (ESP) PCPR w Oławie.
5) Obsługa informatycznego systemu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) dla PCPR w Oławie, w tym codzienne sprawdzanie poczty przychodzącej za pośrednictwem ePUAP.
6) Obsługa platformy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
7) Prowadzenie korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.
8) Obsługa systemu teleinformatycznego - Centralny Rejestr Umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (CRU).
9) Zarządzanie dokumentami i informacjami w porozumieniu z Dyrektorem lub Zastępcą Dyrektora podczas nieobecności Dyrektora.
10) Kontaktowanie się z mediami, w tym w celu promowania działalności Centrum.
11) Realizacja spraw z zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym terminowe udostępnianie informacji.
12) Prowadzenie rejestru skarg i uwag.
13) Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek.
14) Prowadzenie Centralnej Ewidencji zawartych porozumień i umów.
15) Prowadzenie rejestrów wskazanych przez Dyrektora, w tym w szczególności: rejestru Uchwał Zarządu Powiatu i Uchwał Rady Powiatu, Zarządzeń Dyrektora PCPR, upoważnień.
16) Sporządzanie projektów pism urzędowych.
17) Obsługa połączeń telefonicznych.
18) Wykonywanie innych zadań o charakterze organizacyjnym wynikających z bieżących potrzeb, jak np.: organizowanie spotkań, szkoleń, kontaktowanie się z klientami i firmami współpracującymi z Centrum, realizowanie zamówień dotyczących pieczątek i pieczęci, sprawowanie nadzoru nad kluczami do pomieszczeń Centrum, listą obecności i zeszytem wyjść służbowych oraz inne zlecone przez Dyrektora.
19) Bieżące śledzenie przepisów prawnych w zakresie wykonywanych zadań i sporządzanie projektów wewnętrznych uregulowań (zarządzeń, regulaminów, instrukcji) w zakresie wykonywanych zadań oraz aktualizowanie procedur już obowiązujących w jednostce, zgodnie z przepisami prawa.
20) Terminowe sporządzanie projektów sprawozdań właściwych dla realizacji powierzonych zadań i przedłożenie ich do akceptacji Dyrektora a także przygotowywanie danych do sprawozdań dotyczących realizowanych zadań.
21) Przekazywanie do 31 marca każdego roku zarchiwizowanej dokumentacji przygotowanej zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją składnicy akt do składnicy akt.
22) Przygotowanie danych do projektu budżetu do 7 września każdego roku wraz z przedstawieniem wykazu potrzeb w zakresie wykonywanych zadań.
23) Terminowe przygotowywanie danych odnośnie realizowanych zadań w ramach procedury kontroli zarządczej obowiązującej w jednostce, w tym w szczególności: przygotowywanie propozycji celów i zadań do realizacji przez jednostkę na kolejny rok kalendarzowy i określenie mierników służących do monitorowania ich wykonania do 31 sierpnia każdego roku, bieżące prowadzenie identyfikacji ryzyka celów i zadań, oraz przekazywanie informacji na temat stopnia realizacji celów i zadań przypisanych do danego stanowiska pracy do 15 lipca danego roku (informacja półroczna) i 15 stycznia roku następnego (informacja roczna).
24) Prowadzenie spraw zgodnie z obowiązującymi w jednostce przepisami kancelaryjnymi.
25) Udzielanie mieszkańcom powiatu informacji o prawach i uprawnieniach z zakresu działania jednostki.
26) Pomoc w integracji ze środowiskiem osób mających trudności w przystosowaniu się do życia, młodzieży opuszczającej rodzinę zastępczą, rodzinny dom dziecka, placówkę opiekuńczo- wychowawczą lub regionalną placówkę opiekuńczo- terapeutyczną, domy pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych intelektualnie, domy dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży, schroniska dla nieletnich, zakłady poprawcze, specjalne ośrodki szkolno- wychowawcze, specjalne ośrodki wychowawcze, młodzieżowe ośrodki socjoterapii zapewniające całodobową opiekę lub młodzieżowe ośrodki wychowawcze, mających braki w przystosowaniu się.
27) Realizacja powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych.
28) Podejmowanie działań wynikających z rozeznanych potrzeb, w tym tworzenie i realizacja programów osłonowych.
29) Codzienne sprawdzanie poczty w wersji elektronicznej.
30) Przygotowanie informacji, aktualizacja i przekazanie celem zamieszczenia na stronie internetowej PCPR i Biuletynu Informacji Publicznej PCPR w zakresie wykonywanych zadań.
31) Wykonywanie czynności administracyjnych zleconych przez Dyrektora.
32) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego nie ujętych w zakresie czynności pracownika, a wynikających z bieżącej działalności Centrum.
IV Warunki pracy na stanowisku:
- miejsce pracy zlokalizowane w siedzibie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie, tj. ul. Kutrowskiego 31A,
- zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na pełny etat – na czas określony,
- planowane zatrudnienie – kwiecień 2024 r.
- stanowisko pracy jest związane z pracą przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
- praca wymagająca bezpośredniego kontaktu z klientami jak również kontaktu telefonicznego, częsta komunikacja werbalna i pisemna,
- większość czynności wykonywana jest w pozycji siedzącej,
- częstotliwość wyjazdów służbowych sporadyczna.
V Wymagane dokumenty:
- List motywacyjny.
- Wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, stanowiący Załącznik do niniejszego ogłoszenia.
- Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności.
- Kopie świadectw pracy.
- Wypełnione Oświadczenie, stanowiące załącznik do niniejszego ogłoszenia:
- o posiadaniu obywatelstwa polskiego;
- o posiadaniu zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych;
- iż kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Wybrany kandydat zobowiązany będzie dostarczyć zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego
w ciągu 30 dni od zatrudnienia. - o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.
- Mile widziane opinie z poprzednich miejsc pracy.
VI Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
Wskaźnik zatrudnienia w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, osób niepełnosprawnych w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w styczniu 2024 r. był wyższy niż 6%.
VII Termin składania dokumentów:
Osoby zainteresowane, prosimy o przesłanie kompletu dokumentów na adres: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, 55-200 Oława ul. Kutrowskiego 31A lub dostarczenie do pokoju nr 17, od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-15:00,
w zaklejonej kopercie z dopiskiem „Nabór na stanowisko referenta ds. administracyjnych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie”
w terminie do 29 lutego 2024 r., do godziny 15:30.
VIII Dodatkowe informacje:
- Dodatkowych informacji można uzyskać pod nr telefonu 71 303 62 95 w. 20;
- Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane; w przypadku przesłania oferty za pośrednictwem poczty, decyduje data wpływu do PCPR w Oławie.
- Kandydaci, którzy spełniają wymagania formalne zostaną powiadomieni telefonicznie o terminie i zastosowanych technikach naboru.
- Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie www.pcpr-olawa.pl oraz na tablicy ogłoszeń Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie.
- Dokumenty aplikacyjne osób niespełniających wymogów formalnych mogą być odbierane osobiście przez te osoby do dwóch tygodni od dnia ogłoszenia wyników o naborze, a w przypadku ich nieodebrania w tym terminie dokumenty zostaną protokolarnie zniszczone.
/-/ Anna Kotara
Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Oławie
Oława, 19.02.2024 r.
